Polityka prywatności

1 WAŻNA INFORMACJA

  • 1.1 Jest to polityka prywatności Rentokil Polska Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Woronicza 31/78 , 02-640 Warszawa („my”, „nam” lub „nasz”), wyjaśniająca sposób gromadzenia i przetwarzania danych osobowych użytkowników. W niniejszej polityce prywatności zawarto także pewne informacje wymagane prawnie oraz wyszczególniono prawa użytkownika dotyczące jego danych osobowych.
  • 1.2 Niniejsza polityka prywatności odnosi się do danych osobowych identyfikujących „użytkownika” będącego klientem lub potencjalnym klientem lub osobą przeglądającą naszą stronę internetową lub spoza naszej organizacji, ale z którą mamy relacje. Naszych pracowników, dostawców lub osoby wykonujące dla nas pracę na innych zasadach lub osoby starające się o pracę obowiązuje osobna polityka prywatności lub umowa w sprawie przetwarzania danych osobowych.
  • 1.3 W całej polityce prywatności takie informacje nazywamy „danymi osobowymi”, a w części 3. znajdują się dalsze szczegóły na temat tego określenia.
  • 1.4 Użytkownicy powinni zapoznać się z niniejszą polityką prywatności, aby zrozumieć, jak możemy wykorzystywać ich dane osobowe.
  • 1.5 Niniejsza polityka prywatności może być okresowo zmieniana, zatem zachęcamy do jej regularnego sprawdzania.

2 KONTAKT Z NAMI 2.1 Jednostka kontrolująca dane osobowe i szczegóły do kontaktu

  • 2.1.1 Do celów stosownych przepisów o ochronie danych jesteśmy jednostką kontrolującą dane osobowe użytkowników i jako taka jednostka wykorzystujemy je zgodnie z niniejszą polityką prywatności.
  • 2.1.2 W sprawie przetwarzania przez nas danych osobowych użytkowników można skontaktować się z nami na następujące sposoby:
  • (a) za pośrednictwem lokalnego centrum obsługi klientów lub opiekuna klientów, którego dane znajdują się na umowie lub na naszej stronie internetowej; lub
  • (b) bezpośrednio ze specjalistą ds. ochrony danych, korzystając ze szczegółów podanych w paragrafie 2.2 niniejszej polityki.

2.2 Specjalista ds. ochrony danych Sposób kontaktu z naszym specjalistą ds. ochrony danych:

  • (a) poczta elektroniczna: dpo@rentokil-initial.com;
  • (b) poczta zwykła: Data Protection Officer, Rentokil Initial 1927 plc, Riverview Meadows Business Park, Blackwater, Camberley, Surrey GU17 9AB.

3 KATEGORIE, TYPY I ŹRÓDŁA GROMADZONYCH PRZEZ NAS DANYCH OSOBOWYCH

  • 3.1 Dane osobowe to wszystkie informacje umożliwiające nam bezpośrednią lub pośrednią identyfikację użytkownika np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail lub adres IP komputera.
  • 3.2 Kategorie i typy danych osobowych, które możemy gromadzić, to:
  • 3.2.1 takie, które są związane ze złożeniem przez użytkownika zapytania lub wejściem na naszą stronę internetową:
  • (a) dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu, które są przekazywane przez użytkownika lub rejestrowane przez nas, kiedy skieruje do nas korespondencję pocztą zwykłą lub elektroniczną lub skontaktuje się z nami telefonicznie;
  • (b) dane osobowe wprowadzone przez użytkownika za pośrednictwem naszej strony internetowej lub portalu np. MyRentokil lub MyInitial, w tym podane przez niego dane do kontaktu podczas zakładania profilu na naszej stronie internetowej;
  • (c) dane osobowe gromadzone przez pliki cookie; więcej informacji na temat gromadzonych przez nas danych i sposobu wykorzystywania przez nas takich plików znajduje się tutaj: http://homearoma.pl/polityka-plikow-cookie.html
  • (d) szczegóły wizyt użytkowników na naszej stronie, w tym dotyczące ruchu, lokalizacji, weblogów lub innych danych o charakterze komunikacyjnym;
  • 3.2.2 w związku ze świadczonymi przez nas usługami:
  • (a) dane osobowe podawane przez użytkownika w instrukcjach na temat sposobu świadczenia zamówionych u nas usług np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail;
  • (b) dane osobowe, które w przypadku relacji biznesowej pracodawca użytkownika podaje w instrukcjach na temat sposobu świadczenia zamówionych u nas usług, np. imię i nazwisko oraz dane do kontaktu z użytkownikiem jako przedstawicielem danej firmy;
  • (c) [w przypadku naszej firmy zajmującej się ubraniami roboczymi dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, płeć, wzrost i waga, co pozwoli nam na zapewnienie pracownikowi odzieży w odpowiednim rozmiarze i typie];
  • (d) dane osobowe, takie jak imię, nazwisko oraz sytuacja finansowa użytkownika uzyskane od agencji informacji kredytowej;
  • (e) dane osobowe od specjalistów ds. identyfikacji dłużników, jeśli użytkownik nie opłaci faktury w wyznaczonym terminie i jeśli nie możemy określić jego adresu na podstawie podanych przez niego informacji do kontaktu;
  • (f) dane osobowe w formie obrazów lub zarejestrowane na filmie wideo nagranym w jednej z naszych lokalizacji lub w lokalizacji użytkownika, jeśli jest to niezbędne do świadczenia lub oceny zamówionych u nas usług;
  • (g) dane osobowe podane przez użytkownika w naszych ankietach na temat obsługi klientów;
  • 3.2.3 w celu opracowania, personalizacji lub promowania naszych produktów i usług:
  • (a) dane osobowe pozyskane bezpośrednio od użytkownika np. jego imię i nazwisko, dane do kontaktu oraz preferencje dotyczące konkretnych usług i/lub produktów;
  • (b) dane osobowe, takie jak dane do kontaktu, zainteresowania, preferencje i działalność zawodowa pozyskane ze źródeł ogólnodostępnych lub mediów społecznościowych np. LinkedIn, Facebook i Twitter;
  • (c) dane osobowe od brokerów danych, którzy wystąpili o zgodę użytkownika na udostępnienie nam swoich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego np. imię i nazwisko, adres pocztowy i/lub e-mail i działalność zawodowa;
  • (d) dane osobowe, takie jak imię i nazwisko oraz adres e-mail podawane przez użytkownika na potrzeby konkursów, promocji lub losowania nagród;
  • (e) dane osobowe gromadzone przez pliki cookie; więcej informacji na temat gromadzonych przez nas danych i sposobu wykorzystywania przez nas takich plików znajduje się tutaj: http://homearoma.pl/polityka-plikow-cookie.html
  • (f) szczegóły wizyt użytkowników na naszych stronach, w tym dotyczących ruchu, lokalizacji, weblogów lub innych danych o charakterze komunikacyjnym.
  • 3.3 Możemy także zarejestrować dane osobowych użytkowników, którzy np. telefonicznie złożą zażalenie na nasze usługi lub towary. Utrwalamy na piśmie kluczowe szczegóły konwersacji, co pomaga nam w przetworzeniu zażalenia. Może to dotyczyć uzyskiwania danych dotyczących zdrowia. Dane dotyczące zdrowia uważa się za „dane kategorii specjalnej”. W niniejszej polityce prywatności w paragrafie 4.1.2 konkretnie określono sposoby przetwarzania przez nas tych konkretnych rodzajów danych osobowych.

4 SPOSÓB I PODSTAWY WYKORZYSTYWANIA PRZEZ NAS DANYCH OSOBOWYCH 4.1 Podstawa prawna niewynikająca ze zgody użytkownika

  • 4.1.1 Dane osobowe użytkowników będą przetwarzane przez nas wyłącznie na podstawie co najmniej jednej podstawy prawnej dotyczącej ochrony danych osobowych. W poniższej tabeli określono także cele, w związku z którymi mamy prawo przetwarzania danych osobowych użytkowników:
Cele przetwarzania przez nas danych osobowych Podstawy prawne przetwarzania danych
Wywiązywanie się z naszych zobowiązań umownych względem użytkowników. Dotyczyłoby to realizacji zleceń na złożone przez użytkowników zamówienia na towary lub usługi. Przetwarzanie jest niezbędne w związku z dowolną umową podpisaną między naszą firmą a użytkownikiem.
W celu realizacji naszych własnych zobowiązań prawnych np. określonych w przepisach dotyczących ochrony zdrowia i bezpieczeństwa lub podatkowych. W celu wykorzystania danych osobowych w sytuacjach zagrażających życiu, kiedy nie ma czasu na uzyskanie danych użytkownika (np. po wypadku musimy przekazać dane osobowe personelowi medycznemu). Takie przetwarzanie jest niezbędne do przestrzegania przez nas przepisów prawa. Przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów danego użytkownika.
W celu prowadzenia działalności, lecz w zakresie innym niż wywiązywanie się ze zobowiązań umownych wobec użytkownika np.:
  • do przesyłania ważnych powiadomień np. wiadomości o zmianie naszych warunków i polityk;
  • do rozwiązywania problemów związanych z niewłaściwym wykorzystywaniem naszej strony internetowej;
  • do przekazywania użytkownikowi ważnych informacji w czasie rzeczywistym o zamówionych przez niego produktach lub usługach (np. na temat zmiany terminu lub lokalizacji ze względu na nieprzewidziane okoliczności);
  • do przesyłania zamówionych przez użytkownika informacji;
  • do przetworzenia zapytań użytkownika;
  • do celów opracowywania, dostawy i polepszania naszych towarów lub usług;
  • do poprawy użyteczności naszej strony internetowej;
  • do wewnętrznych celów badań, analiz, testów, monitorowania, komunikacji z klientami, zarządzania ryzykiem oraz administracyjnych;
  • do celów marketingu bezpośredniego;
  • do analityki danych;
  • do identyfikacji trendów użytkowania;
  • do określenia skuteczności kampanii promocyjnych i reklamowych;
  • do ochrony i obrony naszych praw lub naszej własności;
  • do sprzedaży, przygotowania do sprzedaży lub zbycia naszej firmy w całości lub części, w tym na rzecz każdego potencjalnego kupca lub jego doradców; lub
  • do celów egzekwowania lub stosowania naszych warunków korzystania lub dostawy oraz innych umów ze stronami trzecimi.
Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych, który nie jest nadrzędny wobec interesów, fundamentalnych praw lub wolności użytkownika.

Przykłady naszego uzasadnionego interesu:
  • skuteczne i wydajne zarządzanie naszą działalnością oraz jej prowadzenie;
  • rozwój, poszerzanie i promocja naszej działalności;
  • ochrona naszej działalności;
  • bezpieczeństwo naszych systemów i danych;
  • dostarczanie naszym klientom wysokiej jakości towarów i świadczenie wysokiej jakości usług;
  • sprawdzanie odpowiedniości naszych działań marketingowych dla klienta;
  • wspieranie i szkolenie naszych pracowników w celu świadczenia na rzecz klientów wysokiej jakości usług.
  • 4.1.2 Oprócz tego w ograniczonej liczbie przypadków możemy zgodnie z prawem przetwarzać kategorie danych specjalnych na pewne sposoby. Określamy je poniżej i podajemy podstawy prawne przetwarzania przez nas kategorii danych specjalnych.
Cele przetwarzania przez nas danych osobowych Podstawy prawne przetwarzania danych
W celu udzielenia odpowiedzi na każde roszczenie lub potencjalne roszczenie dotyczące urazów lub problemów zdrowotnych. Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych, który nie jest nadrzędny wobec interesów, fundamentalnych praw lub wolności użytkownika. Przykłady naszego uzasadnionego interesu:
  • zarządzanie naszą działalnością i prowadzenie jej; oraz
  • ochrona naszej działalności; oraz
  • dostarczanie naszym klientom wysokiej jakości towarów i świadczenie wysokiej jakości usług.
Przetwarzanie jest niezbędne do ustanowienia, realizacji lub obrony roszczeń prawnych lub ilekroć sądy sprawują funkcje sądownicze.
[W przypadku naszej firmy zajmującej się ubraniami roboczymi w celu zapewnienia pracownikowi produktu, który jesteśmy zobowiązani zagwarantować mu na podstawie umowy z jego pracodawcą] [Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania umowy] [Odpowiedni pracodawca uzyskał i przedstawił dowody na to, że użytkownik udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie przez nas takich danych do celów produkcyjnych oraz zapewnienia mu właściwej odzieży]

4.2 Przypadki, w których opieramy się na zgodzie użytkownika

  • 4.2.1 Chcielibyśmy wykorzystywać dane osobowe użytkowników do wielu różnych celów. Dla niektórych z nich odpowiednie byłoby uzyskanie przez nas uprzedniej zgody użytkowników. Takie okoliczności mogą być następujące:
  • (a) w przypadkach, w których podczas rozpatrywania zażalenia gromadzimy kategorie specjalnych danych dotyczących zdrowia;
  • (b) w przypadkach, w których przetwarzamy dane osobowe dziecka, możemy poprosić o udowodnienie wyrażenia zgody;
  • (c) w przypadkach, w których chcielibyśmy wykorzystać w materiałach promocyjnych zdjęcia przedstawiające użytkownika;
  • (d) w przypadkach, w których nasza firma lub inna starannie wybrana przez nas firma zewnętrzna ma nowe produkty i usługi, którymi naszym zdaniem użytkownik będzie zainteresowany.
  • 4.2.2 Kryterium zgody z podstawą prawną stosujemy wyłącznie w związku z całkowicie dobrowolnym przetwarzaniem, czyli takim, które w żaden sposób nie jest konieczne lub obowiązkowe.
  • 4.2.3 Użytkownik ma prawo do wycofania w dowolnej chwili konkretnej zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, kiedy w danym przypadku opieramy się na takiej zgodzie. W takiej sytuacji powinien skontaktować się z nami, korzystając ze szczegółów w części 2. Uwaga: nawet jeśli użytkownik wycofa zgodę na wykorzystywanie przez nas jego danych osobowych do konkretnego celu, możemy nadal powoływać się na inne podstawy przetwarzania jego danych osobowych do innych celów. W takiej sytuacji poinformujemy o tym użytkownika.

5 ODBIORCA DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW

5.1 Możemy ujawniać dane osobowe użytkowników:

  • 5.1.1 firmom w naszej grupie oraz podmiotom stowarzyszonym, którzy mogą w naszym imieniu przetwarzać dane osobowe do realizacji lub ulepszenia naszych zwykłych praktyk biznesowych. Każde takie ujawnienie będzie wykorzystywane wyłącznie na potrzeby przetwarzania danych osobowych do celów określonych w polityce prywatności;
  • 5.1.2 zewnętrznym podmiotom przetwarzającym dane (np. Google), aby umożliwić nam realizację lub ulepszenie naszych zwykłych praktyk biznesowych. Z naszymi podmiotami przetwarzającymi dane podpisujemy umowy, co oznacza, że nie mogą podjąć żadnych czynności względem danych osobowych bez stosownych instrukcji z naszej strony. Takie podmioty mają obowiązek zabezpieczania danych i przechowywania ich wyłącznie przez określony czas;
  • 5.1.3 organom prawnym i władzom ustawodawczym, które żądają danych osobowych lub w celu zgłoszenia podejrzewanego lub faktycznego naruszenia stosownych przepisów prawnych;
  • 5.1.4 zewnętrznym profesjonalnym doradcom np. księgowym, audytorom i prawnikom pod warunkiem, że obowiązuje ich klauzula poufności;
  • 5.1.5 organom wykonawczym, sądom lub innej właściwej stronie w stopniu niezbędnym do ustanawiania, realizacji i obrony praw wynikających z ustawodawstwa;
  • 5.1.6 stronom trzecim w koniecznych przypadkach do celów zapobiegania przestępstwom, prowadzenia śledztwa w ich sprawie, ich wykrywania lub skazywania za nie lub wykonywania kar kryminalnych;
  • 5.1.7 stronom trzecim, które rozważają zakup lub postanowiły dokonać zakupu niektórych lub wszystkich naszych aktywów lub akcji (w tym w wyniku reorganizacji, rozwiązania lub likwidacji firmy); oraz
  • 5.1.8 stronom trzecim obsługującym wtyczki lub treści na naszej stronie internetowej, z których użytkownik skorzystał (np. w serwisie Facebook, Twitter, Instagram).

6 PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POMIĘDZY KRAJAMI

  • 6.1 Zbierane przez nas dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, zwłaszcza do Stanów Zjednoczonych, przechowywane poza takim obszarem i/lub przetwarzane.
  • 6.2 W związku z takim przekazywaniem:
  • 6.2.1 stosownym zabezpieczeniem są standardowe klauzule umowne o ochronie danych pomiędzy nami a odbiorcą; lub
  • 6.2.2 robi się to na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych; mianowicie:
  • (a) tarczy prywatności w przypadku przekazywania danych do Stanów Zjednoczonych; lub
  • (b) decyzji Komisji Europejskiej o tym, że dane państwo niebędące członkiem UE zapewnia odpowiedni poziom ochrony.

7 TERMIN PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

  • 7.1 Dane osobowe użytkownika będziemy przechowywali przez okres czasu, który jest odpowiedni zgodnie z naszą polityką zatrzymywania danych. Długość takiego okresu podana w polityce zatrzymywania jest określona co najmniej jednym z następujących kryteriów:
  • 7.1.1 mamy obowiązek zatrzymania danych osobowych w celu realizacji wszystkich obowiązków prawnych, takich jak prawo handlowe, podatkowe lub o konkurencji;
  • 7.1.2 w przypadkach, w których zatrzymanie danych osobowych jest niezbędne do usprawnienia i wspierania pierwotnego celu przetwarzania takich danych;
  • 7.1.3 ochrona przed wszelkimi potencjalnymi roszczeniami wynikającymi z pierwotnego celu przetwarzania; lub
  • 7.1.4 w przypadkach, w których przetwarzamy dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody i w których zgodę tę podtrzymuje.
  • 7.2 Szczegóły dotyczące okresu czasu przechowywania danych można otrzymać, kontaktując się z nami w sposób podany w części 2.
  • 7.3 Dokonujemy przeglądu długości okresu czasu, w którym przechowujemy dane osobowe użytkowników. Takie przeglądy przeprowadzane są co roku.

8 WYMAGANIA UMOWNE LUB STATUTOWE DOTYCZĄCE PODAWANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ UŻYTKOWNIKA

  • 8.1 W niektórych okolicznościach wymogiem jest podanie swoich danych osobowych:
  • 8.1.1 w celu przestrzegania przepisów prawa lub zapisów umowy; lub
  • 8.1.2 jest to niezbędne do zawarcia umowy.
  • 8.2 Użytkownik może postanowić, czy chce podać swoje dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy, czy w ramach wymogu wynikającego z umowy. Jednakże w przypadku niepodawania nam przez użytkownika danych osobowych możemy nie być w stanie świadczyć wszystkich lub niektórych usług oczekiwanych na podstawie umowy. Przykładem tego może być brak możliwości z naszej strony zapewnienia użytkownikowi pewnych produktów lub usług, ponieważ nie dysponujemy pełnymi danymi osobowymi lub brak możliwości realizacji umowy, ponieważ w tym celu potrzebne są dane osobowe użytkownika. Dalsze szczegóły znajdują się w naszych warunkach.

9 PRAWA UŻYTKOWNIKA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH

  • 9.1 Zgodnie z obowiązującym prawem, w tym właściwymi przepisami o ochronie danych osobowych oprócz możliwości ze strony użytkownika wycofania danej uprzednio zgody na przetwarzanie danych osobowych (zob. część 4.2.3) przysługują mu inne prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w tym:
  • 9.1.1 prawo do żądania dostępu do przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych;
  • 9.1.2 prawo do żądania poprawy wszystkich nieścisłości w danych osobowych lub — po uwzględnieniu celów przetwarzania — uzupełnienia niekompletnych danych;
  • 9.1.3 prawo do żądania na zasadnej podstawie określonej prawnie:
  • (a) usunięcia przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych; lub
  • (b) ograniczenia przetwarzania przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych;
  • 9.1.4 prawo sprzeciwu na zasadnej podstawie określonej prawnie wobec przetwarzania danych osobowych;
  • 9.1.5 prawo do otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym formacie i formacie możliwym do odczytania komputerowego oraz zlecenia przekazania takich danych innemu podmiotowi kontrolującemu w zakresie dopuszczalnym przez prawo; oraz
  • 9.1.6 prawo do składania zażaleń dotyczących przetwarzania danych osobowych w Information Commissioner’s Office lub innym właściwym organie nadzorczym. Na stronie https://ico.org.uk/concerns/ można znaleźć informacje o tym, jak tego dokonać.

Użytkowników chcących skorzystać z któregokolwiek z tych praw podanych powyżej prosimy o kontakt z nami w sposób podany w części 2. 10 ŁĄCZA DO INNYCH STRON INTERNETOWYCH

  • 10.1 Niniejsza polityka określa sposób gromadzenia i wykorzystywania przez nas danych osobowych użytkowników. Jeśli za pośrednictwem znajdujących się na naszej stronie łączy przechodzą na inną stronę internetową, powinni zapoznać się także z jej polityką prywatności. Nie odpowiadamy za jakiekolwiek wykorzystywanie danych osobowych użytkowników przez niezwiązane z nami strony internetowe innych firm.